Comment optimiser la gestion de vos notes de frais ?

Les notes de frais peuvent devenir un véritable casse-tête en matière de gestion d’entreprises, tant pour le dirigeant que pour les salariés. Pourtant, ce sont des démarches incontournables dans la vie d’une entreprise et il est donc important d’apprendre à bien les gérer. Cet article vous donne les informations nécessaires sur le sujet.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

La note de frais est un document conçu par un salarié ou un chef d’entreprise contenant des informations relatives aux dépenses personnelles qu’il a effectuées pour le compte de l’entreprise, dans le but de se faire rembourser. Cela ne doit pas être pris à la légère, car lorsqu’il s’agit de remboursement, tout le monde veut y voir clair.

Concevoir ses notes de frais pour se faire rembourser

Ce que vous voulez en tant que salarié, c’est vous faire rembourser. Pour ne pas avoir un refus lors de la présentation de votre note de frais, voici quelques informations qu’elle doit contenir : la date de la dépense, l’identité du ou des bénéficiaire(s), des informations sur la mission, le type de frais, le lieu du déplacement, une indication de la TVA de tous les frais, les justificatifs des dépenses (restauration, logement, déplacement et communication).

Les frais qui seront remboursés doivent nécessairement avoir été engagés dans les intérêts de l’entreprise avec des montants raisonnables et justifiables au risque d’être considérés comme des avantages en nature.

Comment comptabiliser les notes de frais ?

Il faut impérativement avoir des notions en comptabilité et en fiscalité pour réussir à ce niveau. Certains entreprises et salariés optent pour des logiciels de gestion des notes de frais, à l’instar de N2F. Ceux-ci offrent un suivi de la saisie des dépenses jusqu’à leur approbation en fonction de la politique de frais.

Vous pouvez commencer par un enregistrement de chaque frais selon les normes légales dans le journal des achats de votre entreprise. Voici quelques comptes en charge que vous devez utiliser en fonction de la nature des dépenses : le compte 6064 : « Achat de fournitures administratives » concernant les petites dépenses de fournitures ; le compte 6251 : « Voyages et déplacements » incluant les billets d’avion ou tout autre transport ayant été sollicité pendant la mission.

Concevoir les notes de frais peut s’avérer difficile pour l’entrepreneur comme pour le salarié. C’est pourquoi, il ne faut pas hésiter à s’aider d’outils logiciels pour être à la fois précis et efficace. Les intérêts de l’entreprise et du salarié peuvent être ainsi saufs.